Kravställning är framgångens moder

Som vi alla vet så genomgår den globala handeln ett sorts paradigmskifte. Den påstås hitta nya vägar varje år och vi matas gång på gång med uppdateringar om att e-handeln omformulerar kundens köpbeteende genom teknik och trend.

Vi ser orörliga drakar gå omkull och noterar hur mindre, vaknare aktörer lättare kan flytta fram sina positioner. Vi ser därför att ett buzzword idag tycks vara “snabbfotad”. Detta ord, tillsammans med AI, Conversion Rate och Omnikanal är populära hos många som vill förstå e-handeln av idag.

Därför är det inte helt sällsynt att just dessa begrepp blir återkommande diskussionsunderlag i möten med beslutsfattare och andra som vill anta branschens utmaningar. Det finns ibland en slags rädsla i att missa marknadsandelar och förlora slaget om kunden.

Kampen på nätet sker därför i ljuset av hastigt ihopsatta kampanjer med återkommande repetitiva budskap. Kort sagt, det råder en sorts otålighet med att allt ska gå snabbare. Det skapar en allt högre takt inom allt.

Kombinerat med ett köpbeteende vars främsta konkurrensfördelar är prislappen och frakt så drivs e-handelsbranschen mot en allt stressigare permanent vardag. Där kampen för finansiella framsteg och vettig marginal blir allt svettigare och röda siffror per kvartal skapar ett osunt momentum för alla inom organisationens underbemannade e-handelsavdelning. Vi konsulteras;

– Ska vi ha ett CRM? Eller är det en ny plattform vi behöver?
Vi på vår sida förstår utmaningen. Vi lyssnar. Rådger. Ibland bär det frukt. Ibland inte. De gånger vår erfarenhet får komma till sin rätt är de gånger som vi som projektledare får rätt nivå av ansvarsgrad anser jag. Transparens och tålamod blir ledord.

Men ibland så stöter man på ett återkommande kommunikativt problem. Eller rättare sagt utmaning och den stavas kravställning. För det är där vi landar när ett nytt projekt hamnar på vårt bord.

Bra kravställning är enkelt sammanfattat förmågan att med erfarenhet förstå komplexiteten kring de tekniska och användarvänliga elementen som kunden ska nyttja och som i bästa fall hamnar i rätt tajming för både säsong och försäljningscykel. Det ska vi ju leverera på. Det är vår främsta uppgift.

Vi förväntas handleda och driva på ett eller flera projekt med en vanligen tung kostnadspost runt anklarna. Kravställning på de stora projekt som kräver både teknisk förståelse och detaljerad projektledning sker gentemot utvecklare, byråer samt medarbetare. Samtidigt måste en ofta otålig ledning lugnas, de som mer ser projektet ur ett fågelperspektiv och inte på marknivå som vi andra agerar på.

Därför påverkas ofta ett tekniskt projekt, större eller mindre, av beslutfattarnas egen världsbild eller törsten efter kortsiktiga mål som vanligtvis inte är till projektets långsiktiga nytta. Tvärtom. Ett vanligt exempel är att både tids och ekonomisk faktor får styra projektets process. Problem ska lösas snabbt och det ska inte behöva kosta mer än budgeterat. Rimligt? Ja. På gränsen till en utopi? Ja.

Därför är vissa av dagens beslutsfattare väldigt modiga då de är beredda att skicka ut sin webshop ( sitt företag) illa rustad i nuvarande digitala klimat. Förvisso har man stressat fram ett ettårs projekt på 6 månader och hållit budget sånär på men man har ju nått flera kortsiktiga mål.

Så hur blev resultatet?
I dagens e-handelsklimat så efterfrågas mer feghet isåfall. Mod kan lätt bli övermod. Och feghet kan lätt misstolkas som långsam eller sävlig. Ska vi fullt ut fylla vår kostym inom kravställning så bör en e-handelschef våga ladda upp med genomtänkta argument när de långsiktiga målen riskeras för att blidka en halvårsbudget.

Vi bör från en tidig start i projektet kallt räkna med att det blir förseningar. Utgå från att arbetsprocesserna från förra projektet inte fullt ut kan appliceras på nästa. Ana att praktikanten inte kommer att hinna stansa in all produktinformation på egen hand trots att hen vill visa framfötterna och jobba dygnet runt närmaste månaden. Inse att arbetsgruppen kommer att påverkas av både extern och intern övertro på egen förmåga. Förstå att utvecklare har sitt eget språk och att övriga leverantörer vill väl men att om det börjar brinna så vill ingen frivilligt visa tändstickan.

Tar vi vår roll som kravställare på allvar kan vi i bästa fall bidra till en proaktiv tids- och handlingsplan som lugnar de som behöver lugnas. För utan vettig kravställning så skapar du problem, inte minst för dig själv. Vi är utförare. Ibland mer än så men framförallt utförare.

Det blir därför vår indirekta uppgift att acceptera nuläget och styra vårt projekt mot en säker hamn så länge det flyter. För om vi verkligen lyckas med detta infinner sig en sundare atmosfär inte bara för oss själva och det företag som vi jobbar för, utan för branschen som helhet.

Kvalitativa resultat må ta tid, bli dyrare än första offerten men de bör ge och förväntas ge en hållbar grund för fortsatt expansion. Då kanske kunden en dag faktiskt attraheras mer av en grym köpupplevelse än av ängsliga prissänkningar.

Vi kan bidra med vår del i att se en fungerande integration, en lyckad implementering eller en framgångsrik databasöverföring som inte kommer att spöka på ett bra tag, som något riktigt lyckat! Systemen pratar med varandra. Då kan vi människor vara tysta.

Kontentan förmodas nog därför bli att det krävs en modig organisation för att agera fegt i dagens e-handelsvärld och med fegt syftar jag på att budgetera projektet för vad det verkligen kan kosta. Man bör i samråd med styrgrupp och ledning lägga fram en generös men realistisk tidsplan samt ta in alla tillgängliga och nödvändiga resurser inom organisationen.

Agerar man sk modigt så är det förknippat med alltifrån affärsrisker till en stor bunt av badwill. Förhoppningsvis är det ett medvetet val som isåfall ligger i linje med bolagets våghalsiga försäljningsstrategi. Tack och lov agerar idag allt fler beslutsfattare med större tolerans och förståelse än förr. Alltför många har redan erfarenhet av vad som flög och vad som inte gjorde det. Där kan vi på Omniarch verkligen bistå med vår kunskap, så att fler framtida projekt blir framgångsrika.

För projekt kommer och går. Och vår kravställning behöver alltid ses över och uppdateras. Allt vi vet är att fajten om kunden kommer att fortsätta. Och att vi förmodligen bara är i början på en lång resa präglad av teknik och efterfrågan där den mänskliga faktorn och det mänskliga beteendet alltid kommer att forma ett lyckat projekt, en nöjd kund eller en framgångsrik företagssaga.

// Jacob Bernhardtz