En sund inställning till det egna lagret är att det ska vara effektivt, flexibelt och skalbart. Lagret bör ha en fantastisk servicenivå och ska snabbt kunna öka sin kapacitet i högsäsong. Samtidigt får det inte kosta för mycket i lågsäsong. Det kan låta utopiskt och är givetvis betydligt lättare sagt än gjort. Men många retailers med stark digital tillväxt står idag inför insikten att de faktiskt måste hitta just ett sådant lager.
Martin Jungerts, expert på logistik och supply chain management, har i en tidigare artikel pekat på hur e-handelslogistik ställer högre krav än traditionell butikslogistik. I den här artikeln tipsar Martin om tolv punkter som är viktiga att tänka på när man planerar för och genomför en lagerflytt.
Punkterna fokuserar på outsourcad logistik, dvs flytt från ett tredjepartslager (3PL) till ett annat, men många av dem är relevanta även i de fall man vill behålla lagerdriften in-house.
1) Börja i god tid, och prioritera kravställning, upphandling och avtalsfrågor
Tidshorisonten för ett lagerflyttsprojekt beror väldigt mycket på typ av verksamhet, volymer och artikelbredd, specifika krav samt om ni ska flytta till ett befintligt lager eller ett nybygge. Det går därför inte att säga exakt hur lång tid ett projekt bör ta. Däremot är rådet att börja tidigare än ni tror – dels för att kunna planera in själva flytten till en tid på året då det passar driften, och dels för att ha god tid till ordentlig kravställning, upphandling och avtalsförhandlingar.
2) Frigör interna resurser
Ett lagerflyttsprojekt kräver dedikerad personal. Ta gärna in hjälp utifrån för upphandling, projektledning, projektstöd etc, men säkerställ att det i projektet åtminstone finns någon dedikerad intern resurs som är insatt i detaljerna. En extern resurs kan säkra framdrift i projektet men den interna kompetensen är extremt viktig för att säkerställa anpassning till alla de processer, rutiner och system som är unika och nödvändiga för ert bolag och er affär.
3) Kravställ rätt
Kravställ behov, inte lösning. Era behov beskrivs bäst i kostnads-, ledtids-, kapacitets-, flexibilitets- och kvalitetskrav. Låt 3PLerna därefter göra jobbet med att matcha kraven mot olika tekniska lösningar, geografiska lägen etc. Om ni t ex kravställer ”ett robotlager i Mälardalen med både dag- och nattskift” är risken att ni överstyr upphandlingen och missar potentiellt optimala lösningar som ni inte tänkt på.
4) Jämför äpplen med äpplen
Att jämföra prislistorna från olika 3PLer kan vara lite som att rangordna vem som är skickligast av Messi, Mozart eller Monet – något utmanande då de jobbar på lite olika sätt (även om just den parallellen tyder på att du fått in offerter från tre rätt hyfsade aktörer…).
De stora skillnaderna mellan hur olika 3PL-aktörer prissätter och räknar är en av anledningarna till att många som upphandlar lagertjänster inte orkar ta in och jämföra mer än ett fåtal offerter trots att de står inför ett av årets viktigaste beslut.
Ett bra knep för att underlätta detta är att alltid skicka med baseline-volymer med din offert (till exempel nästa års förväntade orderflöde, volymer och efterfrågevariation), och kräva att varje 3PL i tillägg till sin prislista också översätter offerten till en totalkostnad för din baseline. På så sätt både förstår du de olika prissättningarna och har möjlighet att jämföra dem sinsemellan.
5) Välj en partner som förstår er verksamhet
När ni jämför offerter från olika 3PLer är självklart hårda faktorer som kostnad, kapacitet, servicenivåer och ledtider viktiga faktorer. Men minst lika viktigt är att bedöma vilka som verkligen har förstått er verksamhet och er affär. Ställer de rätt frågor? Varför har de föreslagit en specifik lösning? På vilka sätt har de tagit era specifika krav i beaktande, och kan det skönjas i deras kostnads- och resurskalkyler att de verkligen förstått?
6) Standardisera
Fråga er vad i era befintliga processer som är rena anpassningar till er nuvarande lagerdrift. Det kan röra sig om IT-anpassningar, processer/rutiner eller så enkla saker som speciella utformningar på följesedlar och inleveransdokumentation som gjorts för att passa er befintliga lagerdrift.
Ska ni flytta till en ny 3PL, så försök få bort så mycket specialanpassningar som det bara går. Som i så många andra projekt: tänk ”standard”, och behåll endast nödvändiga anpassningar.
7) IT, IT, IT
Att flytta produkterna från lager A till lager B är den enkla biten. Många av utmaningarna ni kommer springa på kommer istället att vara systemrelaterade. Både ni och den 3PL ni väljer måste ha duktiga och dedikerade IT-resurser i projektet.
Till att börja med måste ni vara överens om hur integrationerna ska gå till – ska ni anpassa era system till 3PL:ens WMS eller ska 3PL:en anpassa sina system till era?
Därefter måste en road map för utveckling, integration och testning av alla system tas fram. För att inte störa ordinarie drift innan flytten kan utveckling sannolikt inte göras mot er skarpa produktionsmiljö, och då måste även en detaljerad plan för själva migreringen vid go-live tas fram.
8) Missa inte viktiga kringliggande delprojekt
Förutom en plan för den fysiska flytten och integrationerna, är det viktigt att tidigt identifiera kringliggande kritiska projektströmmar och delprojekt.
En separat planering av er ordinarie verksamhet inför, under och precis efter lagerflytten är en sådan. Ni måste ha en plan för hur inflöde av kundordrar ska hanteras under en period då ni inte har tillgång till ert lager. Har ni även fysiska butiker bör ni tidigt planera för butiksdrift under en period då ni inte kommer kunna fylla på dem. Kan inköp planeras för att undvika inleveranser till lagret under de mest kritiska veckorna? Kan större kampanjer undvikas under samma period?
Ni bör även planera för hur ni kan minimera volymerna som faktiskt ska flyttas. Rensa ut gamla slattar och lågsäljare för att minska antalet unika artiklar att hantera. Uppmana externa återförsäljare att tidigarelägga sina ordrar (kanske kan ni pitcha med förlängda betalningsvillkor eller någon extra rabatt?) och skicka ut större volymer än vanligt till era egna butiker inför flytt. Genom att göra det ser ni både till att butiker och kunder klarar sig längre innan det blir varubrist och att er lagerflytt blir effektivare, enklare och billigare.
9) Exit och utfasning av befintlig 3PL
Att förutsättningarna för en lyckad inflytt i ett nytt lager är starkt beroende av effektiv nedpackning, uppmärkning och sortering i ert gamla lager är självklart. Här krävs ett nära samarbete mellan två konkurrenter med väldigt skilda incitament och drivkrafter.
Ni kommer begära extraordinärt arbete utanför ordinarie rutiner hos en part som ni ska avsluta samarbetet med, och inte sällan uppstår problem och konflikter gentemot den parten. Se därför till att tidigt klara av rent avtalsmässiga frågor som rör själva uppsägningen av befintligt avtal för att därefter komma överens om rutiner och prissättning för deras extraordinära flyttaktiviteter.
Även om kostnaderna för en lagerflytt redan är höga, kan det vara en god idé att hitta någon form av incitamentsmodell (t ex en villkorad flyttbonus) gentemot den part ni lämnar, som betalas ut vid bra samarbete och hållen tidplan/budget. Alternativkostnaden kommer vara så mycket högre!
10) Sätt prognos- och planeringsrutiner tillsammans med er nya 3PL
Ni vill ju flytta till en ny 3PL för att öka er kapacitet, skalbarhet och flexibilitet. Det sker inte automatiskt, utan kommer även ställa krav på er i form av löpande planering och kommunikation. Se till att sätta rutiner för prognostisering, kapacitetsplanering och uppföljning tillsammans med er nya partner, så att processerna skräddarsys för att fungera i deras verksamhet.
11) Involvera och skapa engagemang i hela organisationen, under hela resan
Ett lagerflyttsprojekt påverkar (och påverkas av) hela organisationen. Logistik kan äga och driva projektet, och IT kommer oundvikligen bli involverade tidigt. Men alla avdelningar, från Inköp och Försäljning till Kundservice och Marknad, måste vara delaktiga och involverade. Det gäller inte minst i kravställningsfasen, men även under planeringsfasen, flyttfasen och driftsättningsfasen.
Ett tips är att utse en person per avdelning, med ansvar för att dels driva och lyfta sin organisations frågor, dels för att implementera förändringar, anpassningar och hålla i eventuellt operativt förberedande arbete inför och under själva flytten.
En annan nyckelfaktor är att regelbundet rapportera status i projektet till hela organisationen. Genom att skapa ett engagemang för flytten kommer även förståelsen för oförutsedda problem och viljan att hugga i och hjälpa till komma på köpet.
12) Ha en resurs på plats på lagret efter go-live
Till sist: hur bra ni än har planerat, förberett, integrerat och projektlett, så kommer det oundvikligen dyka upp oförutsedda barnsjukdomar. Om ni kan avvara en intern resurs som kan arbeta på plats från lagret under de första veckorna kommer chansen att både upptäcka problem i tid och att snabbt lösa dem öka markant.
Redo att växla upp?
Vi hjälper dig!
Vi brinner för målmedveten affärsutveckling i en digital värld och hjälper dig att växla upp genom välbeprövade strategier. Vill du vara en del av vår framgångsresa? Boka in ett möte, så berättar vi mer!
